Een digitaal kantoor voor je bedrijf: 5 tips om het beste uit je contract te halen

Sinds maart vorig jaar is thuiswerken de norm en is er een verhoogde vraag naar kantooroplossingen op afstand. Een digitaal kantoor hiervoor dé perfecte oplossing. Het zorgt ervoor dat kleinschalige bedrijven en organisaties flexibel, maar toch professioneel kunnen werken. In dit artikel leggen we uit hoe je als ondernemer het beste uit je digitaal kantoor haalt.

1.
Weet wat je nodig hebt en waar je voor betaalt

Als je niet precies weet welke resources je nodig hebt om je bedrijf te laten floreren, zet dan even een stap terug. Stel jezelf de vraag: welke taken kan ik zelf overnemen, en voor welke taken heb ik niet de tijd of expertise in huis? Een digitaal kantoor kan je namelijk niet alleen aan een post- en bedrijfsadres helpen, maar biedt vaak ook uitbreidende service aan. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een telefoondienst voor klantcontact in te huren, of kun je je post laten beheren. Het kan voor jouw bedrijf financieel lonen om dit soort taken uit te besteden wanneer je bedrijf er meer van profiteert dat jij je volledige focus richt op je product of dienstverlening.

2. 
Locatie en branche

Hier had je misschien ook al zelf over nagedacht, maar wij herhalen het graag nog een keer: ook al is het een digitaal kantoor, over de locatie moet goed nagedacht worden! Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag of het adres goed voor jou en je klanten te bereiken is. Daarnaast raden we je aan om je van tevoren in te lezen over het bedrijfsverzamelgebouw waar je je inschrijft: welke andere bedrijven zijn hier gevestigd, en sluit mijn bedrijf goed aan bij deze verzameling? Hoe is de sfeer en bij welke bedrijfscultuur ligt de voorkeur? Dit soort elementen dragen allemaal bij aan een volledig en authentiek plaatje van jouw onderneming. Heb je je keuze al gemaakt? Bij ons kun je snel en makkelijk een bedrijfsadres aanschaffen.

3.
Verleg klantcontact naar een digitaal kantoor

Vaak kun je met een digitaal kantoor veel meer dan je inschrijven bij de Kamer van Koophandel of post ontvangen. Veel aanbieders geven ondernemers ook de mogelijkheid om gebruik te maken van vergaderkamers en de business lounge. Gebruik dit in je voordeel! Zoals je je kunt voorstellen maakt de professionele omgeving van een bedrijfsverzamelgebouw een betere indruk op jouw klanten en handelspartners dan een café of je woonkamer. Een gouden tip is dus om enig klantcontact of meetings te verleggen naar je digitaal kantoor voor meer professionaliteit.

4.
Gebruik netwerk-evenementen

Een digitaal kantoor hebben betekent voor veel ondernemers voornamelijk in isolatie thuis werken. Natuurlijk kan het dat je thuis het meest productief bent en je je op je gemak voelt. Maar het kan geen kwaad om je gezicht af en toe te laten zien en te netwerken met andere ondernemers onder hetzelfde dak. Bedrijfsverzamelgebouwen organiseren talloze netwerkevenementen waarbij je je virtuele buren beter kunt leren kennen. En wie weet – misschien was jouw volgende klant of samenwerkingspartner dichterbij dan je dacht! Zorg er dus voor dat mensen het gezicht achter het bedrijf leren kennen.

5.
Zorg voor toegankelijkheid van je documenten

Wanneer jouw officieel bedrijfsadres niet overeenkomt met het adres waar je ook daadwerkelijk werkt is het volgende punt erg belangrijk. Stel je voor je hebt een vergaderkamer bij het adres van je digitaal kantoor geboekt om nieuwe potentiele klanten te ontmoeten. Thuis heb je hiervoor een presentatie gemaakt maar eenmaal in de vergaderkamer werkt je USB-stick niet met de beamer. Helaas ben je ook vergeten hem op te slaan in je cloud, dus je moet je verontschuldigen bij je klanten voor het gebrek aan visuele ondersteuning. Dit komt niet heel professioneel over en kan makkelijk voorkomen worden. Zorg ervoor dat je al je documenten verhuist naar een cloud of digitale werkplek die je vanuit elk toestel en elke locatie kunt bereiken.